Podstawa prawna:

1.       Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535)

2.       Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. Nr 273, poz. 2706)

3.       Rozporządzenie ministra finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. Nr 108, poz. 948 z późn. zm) .) - obowiązuje do czasu wydania nowego w związku z Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535

Dla kogo kasa fiskalna

O tym, kto zobowiązany jest do ewidencjonowania swojej sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej mówi art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535)

Zgodnie z ww. przepisem ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zobowiązani są prowadzić podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz: 

• osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz
• rolników ryczałtowych

Od tej ogólnej reguły wprowadzono zwolnienia, które na pewien czas w stosunku do określonych grup podatników oraz grup czynności - uchylają obowiązek ewidencjonowania obrotu w kasach rejestrujących.

Zwolnienia z obowiązku rejestracji obrotu w kasach fiskalnych

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. Nr 273, poz. 2706) z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy pomocy kas fiskalnych zwolnione są:

1.       do dnia 30 kwietnia 2005 r. czynności objęte do 31 grudnia 2004 r. zwolnieniem od ewidencjonowania (czynności wymienione w rozporządzenia obowiązującego do końca 2004 roku)

2.       do dnia 30 września 2005 r. czynności dotyczące usług związanych z wyświetlaniem filmów i taśm wideo oraz wyświetlaniem filmów na innych nośnikach (PKWiU 92.13)

3.       do dnia 31 grudnia 2005 r. - sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia.

Zwalnia się również z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy pomocy kas:

• do dnia  31 grudnia 2005 r.  - podatników, u których kwota obrotu nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym  40 000 zł  i jeżeli wcześniej nie powstał wobec nich obowiązek ewidencjonowania
• do dnia przekroczenia kwoty obrotów w wysokości 20 000 zł , nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2005 r. - podatników rozpoczynających sprzedaż w 2005 r.
  
  Ponadto do dnia 31 grudnia 2005 r. zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania:
• podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług wymienionej w poz. 1-39 załącznika do rozporządzenia, jeżeli w poprzednim roku podatkowym udział obrotów z tytułu tej sprzedaży w obrotach ogółem podatnika był większy niż 70 %
• podatników opłacających zryczałtowany podatek dochodowy w formie karty podatkowej w zakresie działalności wymienionej:
  • w części I w lp. 1, 10, 12, 26, 31-34, 40-45, 47-50, 54, 58, 65, 74, 77, 78, 84, 92-95, w części V w lp. 3, 4 - usługi w zakresie transportu osób na rzece Dunajec przez flisaków pienińskich, w części VII w lp. 1-2, w części X i XI załącznika nr 3 do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, wykonywanej bez zatrudniania pracowników, z wyjątkiem małżonka,
  • w części I w lp. 2, 7, 28, 35-39, 60-64, 79 i w części VIII załącznika nr 3 do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym jeżeli wcześniej nie powstał wobec nich obowiązek ewidencjonowania
     
• podatników, u których kwota obrotu nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 40.000 zł i jeżeli wcześniej nie powstał wobec nich obowiązek ewidencjonowania
• podatników rozpoczynających sprzedaż po 31 grudnia 2004 r., o której mowa w poz. 1-39 załącznika do rozporządzenia, w przypadkach kiedy przewidywany przez podatnika udział obrotów z tytułu tej sprzedaży w obrotach ogółem podatnika planowanych do zrealizowania do końca 2005 r. - będzie wyższy niż 70 %.

Opisanych powyżej zwolnienie stosuje się bez względu na wysokość osiąganych obrotów:

• do podatników prowadzących działalność w zakresie sprzedaży gazu płynnego
• przy świadczeniu usług przewozów regularnych i nieregularnych pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów, o których mowa w poz. 6 i 7 załącznika do rozporządzenia
• przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami

Sankcje za brak kasy

Podatnicy naruszający obowiązek rejestracji sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących - do czasu rozpoczęcia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, tracą prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę stanowiącą równowartość 30 % podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

Ponadto w przypadku uchybienia obowiązkowi instalacji kas - podatnik traci prawo do odliczenia od podatku VAT kwoty wydatkowanej na ich zakup (50 % ceny zakupu kasy, nie więcej jednak niż 2 500 zł na kasę).

Awaria kasy

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwa, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Zwrot kosztów zakupu kasy

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 50 % jej ceny zakupu (cena netto), nie więcej jednak niż 2500 zł.

W przypadku gdy podatnik, który rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem zwolnionym od podatku - urząd skarbowy dokonuje zwrotu ww. kwoty na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25 dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika.

Odliczenia kwoty z zakupu kasy mogą dokonać podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących ich terminach, przy użyciu kas rejestrujących spełniających określone odrębnymi przepisami kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunki stosowania tych kas przez podatników.

Podstawą do odliczenia jest dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Dokonanie odliczenia następuje pod warunkiem złożenia przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemnego zgłoszenia o:

• liczbie kas rejestrujących
• miejscu (adresie) ich używania

W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę, zgłoszenie może być dokonane na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasy zgodnie z przepisami dotyczącymi kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące - o ile zawiadomienie to zostało złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Odliczenie kwoty wydatkowej na zakup kasy może być dokonane w rozliczeniu podatku VAT za miesiąc, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za miesiące następujące po tym miesiącu.

W przypadku małych podatników odliczenie może być dokonane w rozliczeniu za kwartał, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub w rozliczeniu za następne kwartały.

Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących w przypadku, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

• zaprzestaną działalności
• nastąpi otwarcie likwidacji
• zostanie ogłoszona upadłość
• nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału)
• dokonają odliczenia z naruszeniem przepisów

Praca z kasą fiskalną

Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani m.in. do:

• dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy,
• sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu,
• weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatków oraz niezwłocznego zgłaszania serwisowi każdej nieprawidłowości w jej pracy,
• poddawania kontroli nienaruszalności kasy i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów,
• wykonywania co 12 miesięcy obowiązkowego przeglądu technicznego kasy przez właściwy serwis,
• dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki,
• przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego
• stosowania kas wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie,
• zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy,
• naniesienia na obudowę kasy w sposób trwały jej numeru ewidencyjnego,
• zamieszczania wpisów w książce kasy rejestrującej dokonywanych przez podatnika,
• przechowywania książki kasy w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie właściwych organów, a także służby serwisowej,
• poddania obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kas, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem przez podatnika do prowadzenia ewidencji,
• prowadzenia po fiskalizacji kasy wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nieprowadzenia sprzedaży na kasie po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie niefiskalnym, w tym w trybie szkoleniowym.